VẤN ĐỀ BẢO ĐẢM AN TOÀN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Vấn đề bảo đảm an toàn trong tổ chức sự kiện là vấn đề quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề sức khỏe và an toàn của người tham dự sự kiện.

Khi một sự kiện được tổ chức, bạn phải chịu trách nhiệm với:

• Các nhà thầu.
• Khách mời tham dự sự kiện.
• Đồng nghiệp.
• Chính bản thân bạn

Những vấn đề rủi ro mà bất cứ event nào cũng có thể gặp phải như sau:

1. Thời tiết:

“Người tính không bằng trời tính” là câu cửa miệng của người Việt Nam, quả thật vậy thời tiết là yếu tố rủi ro lớn nhất với các sự kiện, tiệc ngoài trời tổ chức. Có những phương án thay thế như trang trí thêm khung giàn nhà bạt để tạo không gian an toàn, giảm các vấn để ảnh hưởng của thời tiết. Tuy nhiên có những sự kiện đặc trưng tổ chức linh động ở nhiều điểm ngoài trời, khó có thể thiết kế giàn nhà bạt để giảm thiểu rủi ro này được. Ví dụ như tiệc buffet ngoài trời, dã ngoại, các chương trình vui chơi, sự kiện này gắn với thiên nhiên để làm nền. Rủi ro này có thể phải thay bằng địa điểm trong nhà, trang trí nghiêng về hướng thiên, không làm mất đi không khí của chương trình. 

2. Bãi gửi xe:

Đây lại là vấn đề của chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời, đôi khi là những điểm trong không gian hội trường. Bãi gửi xe cần được làm việc với địa điểm tổ chức trước, có phương án quy hoạch để giúp khách mời tới tham gia thuận lợi nhất. Điều này buộc đơn vị tổ chức cần làm việc, thỏa thuận về mức giá cho thuê địa điểm tổ chức, đảm bảo không gian đẹp mà giá cả hợp lý.

3. Đồ ăn uống an toàn vệ sinh thực phẩm:

Vấn đề về ăn uống, thực phẩm sử dụng trong các chương trình lúc nào cũng được quan tâm và gây lo ngại cho người sử dụng. Công việc của người làm tổ chức sự kiện cần làm việc, hợp tác với đơn vị cung cấp thực phẩm được công nhận, có giấy phép đầy đủ về an toàn thực phẩm. Ngoài ra cần đảm bảo không gian sử dụng thực phẩm an toàn, sạch sẽ. Có nhân sự hỗ trợ làm việc, dọn dẹp không gian, đảm bảo có các thùng rác lưu động để khách mời sử dụng cần thiết.

 4. An ninh giám sát chương trình an toàn:

Việc quản lý người ra vào sự kiện, tránh việc lợi dụng của những người không thuộc về tổ chức chương trình. An ninh giám sát chương trình là điều bắt buộc, để giảm việc gây ra những vấn đề gây gổ, xô xát trong sự kiện. Đội ngũ nhân sự, bảo vệ thường xuyên quan sát, nắm bắt được số lượng người ra vào chương trình, xử lý nhanh chóng các vấn đề có thể xảy ra hợp lý và an toàn.

Phúc Nguyên Media đã có nhiều năm kinh nghiệm với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, luôn có kế hoạch dự phòng cho tất cả các vấn đề có thể phát sinh, phân công cụ thể ai sẽ là người chịu trách nhiệm đảm bảo truyền và báo cáo lại thông tin cho bạn hay cho một cá nhân được chỉ định trước.
 

5. Y tế

Để đảm bảo sự an toàn khi diễn ra sự kiện, bạn cần thành lập một tổ y tế. Trong sự kiện lớn, khách tham dự lên đến hàng trăm người ban tổ chức thường nhờ đến sự giúp đỡ của các đơn vị y tế trong khu vực trợ giúp. Nếu chỉ là sự kiện nhỏ, nội bộ thì bạn có thể tự chuẩn bị một hộp sơ cứu nho nhỏ với những dụng cụ và thuốc cơ bản để xử lý khi cần thiết. Có một số chương trình hội họp cấp cao, ban tổ chức phải nắm được tình hình sức khỏe của thành viên tham dự, bao gồm cả tiền sử bệnh của họ để có biện pháp ứng phó kịp thời.